Beim Onboarding neuer Teammitglieder geht es vor allem darum, das richtige Material vorzubereiten und bereitzustellen. Es ist wichtig, neuen Teammitgliedern alles zur Verfügung zu stellen, was sie brauchen, um ihre Rolle zu verstehen und ihre Aufgaben erfüllen zu können, z. B. Anleitungen zu internen Tools und deren Verwendung. Wenn du nach einem strukturierten Ansatz für die Erstellung verständlicher und überschaubarer Materialien suchst, ist dieser Blogbeitrag genau der Richtige für dich.
Bei der Erstellung von Materialien ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen standardisierten und individualisierten Inhalten zu finden, ohne dabei die persönliche Note zu verlieren. Wer in ein neues Unternehmen eintritt, möchte sich heute mehr denn je als Individuum geschätzt und abgeholt fühlen. Tatsächlich sind viele Neueinsteiger/innen mit ihrem Onboarding-Erlebnis unzufrieden, weil es ihnen an Individualisierung und Unterstützung mangelt.
Aus diesem Grund möchten wir drei unserer Best Practices vorstellen:
#1 Wissensdatenbank als Grundlage für effizientes Arbeiten
Das erste, was man neuen Teammitgliedern beim Onboarding zur Verfügung stellen sollte, ist die von euch genutzte Wissensdatenbank oder Unternehmens-Wiki. Ein Unternehmens-Wiki macht das Wissen deines Unternehmens zu einem durchsuchbaren Knotenpunkt. Das ganze Team kann je nach Rolle und Zugriffsrechten darauf zugreifen, es pflegen und bearbeiten.
Die Hauptvorteile eines Wikis sind die Zentralisierung und Bewahrung von Wissen, die Zeitersparnis und die Erleichterung der Zusammenarbeit, so dass sowohl neue als auch bestehende Teammitglieder alles bekommen, was sie brauchen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Wiki als zentrale Informationsquelle für Unternehmen fungiert und jedem hilft, die benötigten Informationen zu finden, ohne viel Zeit bei der Suche zu verlieren.
Struktur für das Unternehmens-Wiki finden
Es ist wichtig, dass man eine Struktur für das Wiki findet, die für alle Sinn macht. Das Wiki von Audvice ist in einen zentralen Home-Bereich und weitere Unterbereiche unterteilt, die den verschiedenen Abteilungen entsprechen. Diese organisierte Struktur erleichtert jedem einzelnen Teammitglied die täglichen Aufgaben.
Die große Menge an Informationen kann jedoch auf den ersten Blick überwältigend sein, sodass man sich auch Gedanken darüber machen muss, wie sie allen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden soll, ohne dass diese sich in einem Multiversum von Dateien verlieren.
Bei audvice haben wir einen sehr effektiven Ansatz gefunden, der perfekt zu uns passt: Wir stellen alle Informationen als Dokumente bzw. Dateien zur Verfügung und ergänzen sie in Form von Playlisten, um ihnen einen Rahmen zu geben.
Doch was ist eine Playlist?
Playlisten sind eine Sammlung von mehreren Tracks bzw. Soundbites, wie Sprachnachrichten.
In der heutigen Arbeitswelt hat selten jemand Zeit, neue Teammitglieder durch die Wissensdatenbank zu führen, aber einmal eine Playlist aufzunehmen und dann weiterzugeben, spart viel Zeit und liefert den nötigen Kontext. Durch das einfache Aufnehmen von Tracks ist es möglich, viel mehr Information zu vermitteln als durch Schrift. Außerdem erinnern sich Menschen besser an Informationen, wenn sie diese hören.
Diese Playlisten lassen sich auch leicht aktualisieren und pflegen, indem man einfach einzelne Tracks bearbeitet.
#2 Die Roadmap der ersten Wochen: Onboarding-Checkliste
Es gibt zwei Arten von Onboarding-Checklisten. Die erste ist intern, mit der man einen Überblick über alle Aufgaben hat, die man erledigen muss, bevor eine neue Person einsteigt. Die andere ist eine Onboarding-Checkliste für die neuen Teammitglieder. Um dir bei der Erstellung dieser zweiten Checkliste zu helfen, haben wir ein Beispiel erstellt, das alle wesentlichen Punkte abdeckt.
Die ideale Onboarding-Checkliste gibt neuen Teammitgliedern einen Überblick über die ersten Wochen, ermöglicht einen schnellen Überblick über die wichtigsten Punkte und erleichtert die Eingewöhnung. Was hier unbedingt rein muss, hängt natürlich von eurem Unternehmen und dessen Onboarding-Zielen ab.
Audvice zum Beispiel nutzt Notion, um Onboarding-Boards zu erstellen. Unsere HR & Operations-Abteilung hat eine generische Vorlage für diese Onboarding-Boards erstellt und passt sie an die Rolle jedes neuen Teammitglieds an.
Aber was könnte man hier hinzufügen?
Es ist sinnvoll, mit einer allgemeinen Einführung in das Projektmanagement-Tool und in die Wissensdatenbank zu beginnen. Anschließend kann man kleinere Aufgaben auflisten, idealerweise aufgeteilt in die verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses, z. B. die Einrichtung des Laptops und die Anmeldung bei allen Tools oder die Übersicht und Planung der ersten Meetings.
Viele dieser Aufgaben sind technischer und organisatorischer Natur, aber wir nutzen die Audvice-App auch, um durch die Onboarding-Checkliste durchzuführen, neben Meetings und eigenständiger Arbeit.
Man kann audvice nicht nur nutzen um Materialien einen Rahmen zu geben sondern auch um neuen Teammitgliedern das Ankommen im Team leichter zu gestalten: wir haben zum Beispiel eine Playlist "Meet the Team" in unserer Audiobibliothek. An der Stelle ist es sicherlich gut zu erwähnen dass jedes Unternehmen seine eigene Audiobibliothek hat.
Eine der Onboarding-Aufgaben jedes neuen Teammitglieds besteht darin, sich diese anzuhören, und eine eigene Intro aufzunehmen und der Playlist hinzuzufügen.
Auf diese Weise kann das neue Teammitglied das gesamte Team kennenlernen, bevor er oder sie beim ersten Meeting teilnimmt.
Wir sind der Meinung, dass es ein schönes Begrüßungsritual ist, und das Feedback unseres Team bestätigt das immer wieder.
#3 It’s all about Kontext
Wenn ein Unternehmens-Wiki eingeführt ist und eine Onboarding-Checkliste besteht, ist man schon recht weit. Jetzt sind alle technischen Informationen verfügbar, aber was ist, wenn das Team mit der täglichen Arbeit beschäftigt ist und der oder die Neue auch selbstständig loslegen möchte?
Hier kommt einer unserer Lieblings Anwendungsfälle für Audvice ins Spiel.
Wir zeichnen Leitfäden in Form von Playlisten auf, in denen unsere neuen Teammitglieder mehr über ihre Onboarding-Aufgaben erfahren, warum wir wollen, dass sie sie erledigen, und - was vielleicht am wichtigsten ist - ein paar weitere Informationen darüber, wie sie das tun können.
Auf diese Weise muss man die gleichen Tools nicht immer wieder erklären, sondern alle neuen Teammitglieder können zuhören, während sie am Laptop sitzen und mit dem Tool herumspielen.
Es ist sehr hilfreich, eine solche Playlist für alle Tools aufzuzeichnen, da die Eingewöhnung in eine neue Software zu Beginn einer neuen Tätigkeit eine ziemliche Herausforderung sein kann.
Nicht nur können wir dank Playlisten effizienter arbeiten, sondern es hat auch andere Vorteile: Laut dem Autor Michael W. Kraus ist die sprachliche Kommunikation der effektivste Weg, um Empathie zu erzeugen und sie Zuhörern zu vermitteln. Auch hier beziehen wir uns auf den differenzierten Ansatz beim Onboarding, der das Engagement, die Bindung und die Produktivität von Anfang an hoch hält.
Noch mehr Stunden in Meetings sind nicht die Lösung für dieses Problem, da dies auf beiden Seiten viel Zeit kosten wird. Aber das Aufzeichnen von Playlisten, die einen beliebigen Teil des Onboardings behandeln, hilft Neuzugängen automatisch, sich mit dem Unternehmen verbunden und als Individuum wertgeschätzt zu fühlen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass man das gesamte Unternehmenswissen an einem einzigen, durchsuchbaren Ort speichern sollte. Weiters helfen Onboarding Checklisten, dass Neuzugänge wissen, was sie wann und wie erledigen können. Und schließlich sollte man sichergehen, dass Onboarding Material immer individualisiert ist.