Als Wissensmanagement bezeichnet man den strategischen Prozess des Sammelns, Organisierens, Teilens und Analysierens von institutionellem Wissen.
Wissensmanagement ermöglicht es Unternehmen, das Wissen ihrer Mitarbeitenden in strukturelles Vermögen oder Kapital umzuwandeln.
Der Prozess dezentralisiert das Wissen und macht es für das ganze Team zugänglich. Eine gut organisierte Wissensbasis stellt sicher, dass niemand das Rad neu erfinden muss, verhindert wiederkehrende Fehler und beschleunigt Lernprozesse.
Der Prozess des Sammelns und Dokumentierens von Daten und ihrer Umwandlung in Wissen, das nicht nur zugänglich, sondern auch für jeden verständlich ist, findet normalerweise zeitgleich mit täglichen Aufgaben und Projekten statt und muss durchdacht und geplant
werden.
Es ist wichtig, dass eine Wissensmanagement-Strategie sicherstellt, dass eine angemessene Menge an Ressourcen einsetzt, dass kein wichtiges Wissen verloren geht und dass das Wissen so organisiert ist, dass kein Raum für Missverständnisse bleibt.
In diesem Beitrag werden bewährte Verfahren vorgestellt, mit denen man das Wissenssmanagement in einem Unternehmen optimieren kann.
#1 Information in Wissen umwandeln
Im besten Fall versetzt eine Wissensmanagementsystem alle Teammitglieder in die Lage, schneller die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Damit dies der Fall ist, muss man den richtigen Weg finden, Daten in Wissen umzuwandeln.
Zu Beginn eines strategischen Wissensmanagement-Zyklus hat man es in der Regel mit rohen, schwer zu interpretierenden Zahlen und Fakten zu tun. Wenn Daten systematisch organisiert, kontextualisiert, berechnet und zusammengefasst werden, verwandeln sie sich in Informationen, die in Dateien, Dokumenten, PDFs usw. gespeichert werden.
Wissen bedeutet ein tiefes Verständnis von Informationen, das durch Lernen oder Erfahrung gewonnen wird.
Arten des Wissens
Es gibt zwei Arten von Wissen: explizites und implizites Wissen.
Explizites Wissen ist Wissen, das leicht kodifiziert und an andere weitergegeben werden kann, z. B. in Berichten, Artikeln, Datenblättern und Whitepapers.
Implizites oder stillschweigendes Wissen ist eher subjektives Wissen, das auf persönlichen Erfahrungen beruht, z. B. Fähigkeiten und Ideen. Viele Angestellte sind sich nicht einmal der Tatsache bewusst, dass sie über stillschweigendes Wissen verfügen. Selbst wenn dies der Fall ist, ist die Dokumentation und Weitergabe dieses Wissens komplizierter als die Weitergabe expliziten Wissens.
Aber Wissensmanagement sollte nicht damit enden, dass Daten in Wissen umgewandelt werden: Letztendlich will man es in Weisheit verwandeln. Weisheit bedeutet, dass man in der Lage ist, die erworbenen Kenntnisse und Erfahrungen zu nutzen, um gute Entscheidungen und Urteile zu treffen.
Audvice und Wissensmanagement
Wir haben festgestellt, dass unsere App sehr nützlich ist, wenn es darum geht, Wissen in Weisheit zu verwandeln. Audvice hilft, wertvolle Informationen und Wissen aufzunehmen und in perfekt strukturierten Playlisten zu organisieren, die man anschließend mit anderen teilen kann.
Wie kann dies beim Wissensmanagement helfen?
Nun, es hilft uns, zwei Dinge während des gesamten Zyklus zu verbessern: Kontext und Verständnis. Oft sind Teammitglieder nicht in der Lage, Informationen in Wissen umzuwandeln, indem sie einfach ein Dokument lesen. Nun stell dir vor, dass ein Experte eine Playlist zu dem Dokument aufnimmt und weitere Informationen und Einblicke dazu gibt: Ein Link zu der aufgezeichneten Playlist würde dann mehr Kontext bieten und anderen Teammitgliedern helfen, ein besseres Verständnis zu erlangen.
Die Weitergabe von Wissen über Playlisten ist besonders vorteilhaft, wenn es sich um implizites Wissen handelt.
Die Weitergabe von stillschweigendem Wissen erfordert oft persönlichen Kontakt oder regelmäßige Interaktion. Ein regelmäßiger Austausch nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch, die man manchmal einfach nicht hat. Außerdem kann man sich die Playlist immer wieder anhören, wann und wo man will. Dies hilft nicht nur dem Verständnis, sondern Hören unterstützt auch das Wissen zu verinnerlichen und es letztendlich in Weisheit umzuwandeln, um genauere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
#2 Wissen für alle - Wissensmanagement Methode
Die Erstellung eines Wissensmanagementsystem, die für alle zugänglich ist, kann nicht einfach einem Projektteam oder der Personalabteilung überlassen werden, die damit allein dastehen. Die Wissensdatenbank und das Wissensmanagement hängen von dem größten Kapital des Unternehmens ab: den Angestellten. Ohne deren Input bleibt die Datenbank leer.
Das bedeutet, dass der gesamte Prozess für alle Beteiligten so effizient und einfach wie möglich sein muss. Zunächst muss man die richtigen Werkzeuge für das organisatorische Wissen und das strategische Wissensmanagement finden. Man benötigt eine Technologie, die hilft, alle Daten und Informationen, zu dokumentieren, zu speichern und vor allem zu organisieren und zu kategorisieren.
Dir richtige Wahl hängt natürlich weitgehend von der Organisation der Teams und den aktuellen Gegebenheiten ab. Man sollte auch herausfinden, über welche Medien man Wissen weitergeben will. Die Instrumente und Prozesse sollten benutzerfreundlich und einfach zu handhaben sein. Denn wenn es nicht einfach ist, Wissen zu dokumentieren und weiterzugeben, wird es auch niemand tun.
Dies ist ein weiterer Anwendungsfall für unsere App, den wir lieben. Das Teilen von Wissen über eine Playlist bietet nicht nur den richtigen Kontext, sondern ist auch super einfach und spart eine Menge Zeit.
Fast jeder weiß, wie man Sprachnachrichten aufnimmt, und die meisten von uns tun es täglich.
Das Aufnehmen von Playlisten ist nicht nur einfach, sondern der zusätzliche Kontext, der durch die Stimme im Gegensatz zum Text gegeben wird, bedeutet, dass weniger Fragen für Zuhörer auftauchen.
Die aufnehmende Person muss nicht eine Ewigkeit damit verbringen, dieselbe Sache immer und immer wieder zu erklären, sobald sie in einer Playlist dokumentiert ist.
#3 Auf dem neuesten Stand mit effektivem Wissensmanagement
Unternehmen wachsen, verändern sich und entwickeln sich ständig weiter. Das Unternehmenswissen auch. Diese Tatsache muss man bei der Entwicklung der Wissensmanagementsystem und -Methode im Auge behalten.
Wenn man die Wissensdatenbank nicht auf dem neuesten Stand hält und sie nicht regelmäßig überprüft und pflegt, werden Teammitglieder mit veralteten Informationen konfrontiert, die zu falschen Entscheidungen führen können oder für mehr Aufwand sorgen. Achte dabei auf dein Tool: Die Bearbeitung und Änderung des dokumentierten Wissens muss einfach sein.
Außerdem ist es sinnvoll, das Wissen so zu kategorisieren und zu strukturieren, dass es mit wenigen Klicks auffindbar ist, damit man nicht viel Zeit damit verbringen muss, die Informationen zu finden, die man ändern oder bearbeiten möchte.
Audvice ist eine Wissensdatenbank, die so schnell wächst und sich weiterentwickelt wie ein Unternehmen. Mit der Suchfunktion direkt über unsere App kann man im Handumdrehen auf jede beliebige Playlist, jeden Titel oder jede Gruppe zugreifen. Man kann jederzeit Titel aus Wiedergabelisten entfernen oder hinzufügen, so dass man Wissen leicht ändern, bearbeiten und pflegen kann.
Alles in allem sollte Wissen nicht nur in Form von Rohdaten gespeichert werden, sondern mit dem nötigen Kontext, so dass alle Teammitglieder das Wissen möglichst effizient gewinnen und in Weisheit umwandeln können. Das Wissensmanagement sollte in alle täglichen Geschäftsabläufe integriert werden. Und schließlich sollte man sicherstellen, dass das dokumentierte Wissen gepflegt und auf dem neuesten Stand gehalten wird, wenn sich Dinge ändern.