Das Wissen und die Erfahrung, die Angestellte während ihrer Tätigkeit in einem Unternehmen sammeln, ist eine der wichtigsten Ressourcen, die ein Unternehmen hat. Wenn ein Teammitglied eine Stelle an eine nachfolgende Person übergibt, sollte man durch eine strukturierte und effiziente Übergabe während des Offboarding-Prozesses sicherstellen, dass all das Wissen im Unternehmen erhalten bleibt und nicht mit der Person verloren geht.
Es ist wichtig, dass alle relevanten und mitarbeiterspezifischen Informationen an die nachfolgende Person weitergegeben werden. Nur so kann die Nachfolge von den Erfahrungen profitieren, den Status Quo verstehen und sich schneller einarbeiten.
Ein effizientes Offboarding ist für ein Unternehmen unverzichtbar, und natürlich möchte man, dass ausscheidende Teammitglieder sich im Positiven verabschieden.
Die folgenden Tipps werden dir helfen, die Übergabe so effektiv wie möglich zu gestalten.
#1 Engagement beim Offboarding
Offboarding und Übergaben müssen oft leider schnell gehen: Auch wenn es unvermeidlich ist, kann das Ausscheiden einer Person aus dem Unternehmen eine unangenehme Situation sein. Dennoch will jede/r das Beste daraus machen und sicherstellen, dass genügend Zeit und Ressourcen vorhanden sind, um das gesamte Offboarding-Erlebnis für alle Beteiligten reibungslos zu gestalten. Darüber hinaus sollten alle involvierten Personen an einem Strang ziehen damit keine wichtigen Informationen verloren gehen: Daher ist es wichtig, dass sich die ausscheidende Person freiwillig am Prozess beteiligt.
Balance zwischen Offboarding Checkliste und daily Business
Selbst wenn die ausscheidende Person gerne Übergaben macht und aktiv am Offboarding-Prozess teilnimmt, ist sie immer noch mit ihrer Hauptaufgabe beschäftigt. Achte also darauf, niemandem zu viel abzuverlangen. Verlange beispielsweise keine Aufgaben, die nicht unbedingt erledigt werden müssen und achte darauf, das der Fokus auf der Übergabe liegt: Versuche den Zeitplan für die Offboarding-Meetings überschaubar zu halten, und stelle sicher, dass der gesamte Offboarding-Prozess klar, strukturiert und verständlich ist.
Bei Audvice verwenden wir in Notion erstellte Boards, die alle Infos enthalten die man braucht um eine vollständige Übergabe auszuführen.
Eine vollständige Offboarding Checkliste kann man aber auch einfach in jedem gängigen Projektmanagement Tool erstellen. Außerdem stellen wir Audvice Playlisten zur Verfügung, die mit unserer App aufgezeichnet wurden, um mehr Kontext und Anleitungen zu ergänzen, ohne alle Details bezüglich der Offboarding Checkliste in Meetings klären zu müssen.
Offboarding von Expertenwissen vs. Erfahrung
Dieser Tipp klingt vielleicht etwas einfach, aber die Notwendigkeit hängt von der Erfahrung und dem Selbstbewusstsein der Angestellten und dem Vertrauen ab, das man ihnen entgegenbringt.
In vielen Fällen würden ausscheidende Personen ihr Wissen nicht als Expertenwissen betrachten, vor allem, wenn es sich nicht um technisches Know-how, sondern um Erfahrungen handelt. Daher solltest du es dir zur Aufgabe machen, das Bewusstsein dafür zu schärfen, dass sie in ihrer Rolle tatsächlich Expertinnen/Experten sind und eine Menge Wissen und Informationen weitergeben können. Wenn sie sich darüber hinaus bewusst sind, dass ihr Wissen wertvoll ist, werden sie sich ermutigt und motiviert fühlen, anderen zu helfen, davon zu profitieren.
#2 Offboarding Fokus auf die Erfahrungen
Wenn die richtige Nachfolge vor der Türe steht, bringt diese bereits die erforderlichen technischen Fähigkeiten mit. Und wenn du einen effizienten Onboarding-Prozess hast, wird sie sich schnell mit den Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie den Tools, Strukturen und Geschäftsprozessen vertraut machen. Was die Nachfolge jedoch im Rahmen des Onboardings nicht erlernen kann, sind die Erfahrungen und Tipps und Tricks, die die ausscheidende Person während ihrer Tätigkeit im Unternehmen gesammelt hat. Deshalb sollte man immer versuchen, die ausscheidende und die neu angestellte Person in einen Raum zu bringen, bevor jemand geht.
Direkte Übergaben
Idealerweise haben dein ehemaliges und dein neues Teammitglied eine bestimmte Zeit gemeinsam. Schließlich ist ein Gespräch eine der effizientesten Möglichkeiten, Wissen zu vermitteln. Wenn nur wenig Zeit für diese Gespräche zur Verfügung steht, sollten sie informell sein und sich auf das arbeits- und erfahrungsspezifische Lernen konzentrieren, da alle technischen Aspekte im Onboarding bereits abgedeckt werden.
Und um die Übergabe noch realitätsnaher zu gestalten, ist es sinnvoll, dass das neue Teammitglied das alte Teammitglied eine Zeit lang begleitet. Die neue Person sollte beobachten, wie täglich gearbeitet wird, welche Prozesse stattfinden und bei allen Meetings dabei sein. Während dieses Teils des Offboarding-Prozesses wird die Nachfolge wertvolle Informationen gewinnen und direkt nachfragen können, falls Unklarheiten auftauchen und somit direkt verstehen, wieso etwas wie gemacht wird.
Man kann auch die Nachfolge direkt einige Aufgaben übernehmen lassen, während das ehemalige Teammitglied noch Feedback geben kann. Ein/e neue/r Vertriebsmitarbeiter/in könnte zum Beispiel einen Demo Call mit seinem Vorgänger durchführen und anschließend eine Nachbesprechung abhalten.
#3 Dokumentieren von Wissen und Information
Offensichtlich kann nicht alles persönlich zwischen den beiden Parteien übergeben werden. Im nächsten Abschnitt geht es um die Dokumentation von relevantem Wissen und Informationen, die der Nachfolge und dem gesamten Unternehmen zugänglich sein sollten.
Überlege zunächst, welche Informationen die ausscheidende Person dokumentieren soll und für wen.
Im Allgemeinen benötigen drei Interessengruppen das Wissen: die Nachfolge, die Teammitglieder und Führungskräfte.
Für alle Teammitglieder, die an denselben Projekten arbeiten, sind alle Informationen und Kenntnisse über diese Projekte von Nutzen. Wenn die ausscheidende Person über einige Dokumente, E-Mails oder Kontakte verfügt, die für bestimmte Projekte wichtig sind, müssen diese vor ihrem Ausscheiden übergeben werden. Für diesen Fall sollte schon vor dem Ausscheiden eine gewisse Struktur gegeben sein, die versichert, dass auch in Krankheitsfällen kein Problem entsteht, weil immer mindestens eine weitere Person alle relevanten Infos hat. Außerdem werden Führungskräfte am Status quo der laufenden Prozesse, Strukturen und strategischen Arbeiten interessiert sein, um zu wissen, wo die Nachfolge ansetzen muss.
Um Offboarding und alle Übergaben so effizient wie möglich zu gestalten, sollte man so wenig Ressourcen wie möglich einsetzen, um das Engagement hoch zu halten. Hunderte von Seiten aufzuschreiben, ist nicht von Vorteil. Audvice kann mit Audio-Playlists bei der Dokumentation und dem Wissenstransfer helfen und diesen einfach und schnell gestalten.
Am einfachsten sind wohl die Audvice Playlisten: hier kann das ehemalige Teammitglied einfach in der App eine Playlist zu spezifischen Themen aufnehmen: das spart enorm viel Zeit. Statt schriftlich Wissen und Information niederzuschreiben, kann hier schnell und mit Kontext aufgenommen werden.
Das Gute daran ist, dass es einfach und natürlich ist, sich hinzusetzen und eine Playlist aufzunehmen; außerdem ist man bei dieser Form der Dokumentation nicht an einen Bildschirm oder Schreibtisch gebunden. Zweitens kann man mit Playlisten den richtigen Kontext liefern und Wissen inklusive Emotionen und Tonfall weitergeben, als ob man ein Gespräch führen würde.
Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn es darum geht, Erfahrungen und tiefgreifende Kenntnisse zu dokumentieren, da dann mehr Kontext und Details benötigt werden. Und schließlich ist dieses Wissen für die relevanten Interessengruppen sehr leicht zugänglich. Die ausscheidende Person nimmt sie einfach auf und stellt sie in der Audiothek zur Verfügung.
Außerdem kann man auch Informationen nur mit bestimmten Personen oder Abteilungen in der App oder via öffentlichen Weblink für externe Interessengruppen teilen.
Alle Informationen und das Wissen werden in der Audiothek gespeichert, und alle Teammitglieder können sie jederzeit und so oft sie wollen anhören. Der Weblink der Wiedergabeliste kann auch zu Dokumenten im bestehenden Arbeitsbereichen oder Datenbanken hinzugefügt und über Mail, Slack usw. geteilt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass man sicherstellen will, dass ausscheidende Personen während ihres Offboarding-Prozesses engagiert und bereit sind, sich zu beteiligen. Außerdem sollte man darauf achten, dass rollen- und unternehmensspezifisches Wissen und Erfahrungen, und Dokumenten Kenntnisse so effizient wie möglich übertragen werden.